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普通外贸人的邮件 VS 外贸高手的邮件

发表时间: 2020-08-25 08:34:17

来源: 料神外贸

浏览: 56

不知道该怎么给客户写邮件,或者不知道怎么用英文写一个比较好的回复,然后就会在群里面咨询群友。 有一些非常乐意帮助人的群友,他们就会去写一些回复的邮件版本。 那我发现不同人所写的邮件,尽管是同样描述一件事情,但是写出来的东西确实有很大的差别。 这就是因为不同人的邮件写作风格是不一样的。
不知道该怎么给客户写邮件,或者不知道怎么用英文写一个比较好的回复,然后就会在群里面咨询群友。
有一些非常乐意帮助人的群友,他们就会去写一些回复的邮件版本。
那我发现不同人所写的邮件,尽管是同样描述一件事情,但是写出来的东西确实有很大的差别。
这就是因为不同人的邮件写作风格是不一样的。

或者说他写邮件的气质以及写作能力等等,都造成了在外部你所看到的,他的写作风格是完全有差异的。


那么对于打造个人邮件风格这条路,我认为必须经历以下这几个阶段:
01 前两个阶段
首先第 1 个阶段,你要学会清楚、完整地去表达你所要表达的意思,这也是最基础的阶段。
每个人的英语能力是不一样的。
有些人英语水平很棒,他会有非常多的英语词汇,以及写作的句型句式储备。
在写邮件时,他不用花很多时间去考虑哪个词更加贴切、标准或更地道,他会有一个非常快的本能反应。
有些人的英语能力呢可能要差一些,在这个阶段,其实你只要把你要表达的内容尽量清楚、详尽地表达出来,就可以了。
在第 2 个阶段,你要尽量把你的表达方式变得简洁。
但是这个阶段,并不是强求一定要这样,依情况而定。
比如有些人的英语水平可能差一些,那首先你要认清自己的情况,你要先力求能够把你要表达的文字,给清楚地表达出来。
这时你不能太过于追求简洁,也就是说这个阶段你不要太强求自己。
相比较简洁和表达清楚,我认为表达清楚是更重要的。
因为语言它只是一个工具,你不能为了证明自己英文水平高,就故意一味地去追求简洁。
那其实这种情况下,你是被语言所绑架了,而并不是站在生意的角度去处理问题。
所以,我们要更从生意的角度去考虑,如果一件事情简洁地去表达有困难的话,那最起码你要把它表达清楚,这就可以了。
如果文字长一点,就长一点。
当你邮件写的多了以后,你自然会慢慢地转变。
那在第 2 个阶段,你要尽量学着去用简洁的表达,尽量去用一些短句来替代长句,我认为这是你需要去考虑的。
因为你做外贸,并不是只和一些以英语为母语的人打交道,你也和一些母语并不是英语的国家的人在打交道。
客户的英语水平也是高低不等的。
所以适当地去用一些短句来替代长句,我认为这个是比较合适的,也可以使得很多人更容易去理解。
前面的这两个阶段,是大部分外贸人都停留在的阶段,也就是说内容力求表达清楚,并且力求做到简洁地表达。

如果你已经停留在这个阶段很久了,这时候就要努力往下一个阶段去迈进。


02 阶段三
下一个阶段,我们要学习客户的邮件,学习客户风格,模仿客户的一些用词用语。
这个是写作上的一种借鉴,是为了让自己的说辞更加贴近客户的表达方式。
比如说客户 A 邮件写得非常不错,用语也非常地道,我会经常去揣摩客户 A 的邮件。
我会学着使用客户 A 写作的一些词语及句式,用来给客户 B 回复邮件,这时我会发现沟通的效率提高了很多。
那么同样,如果客户 B 的邮件里有表达得非常好的地方,我也会把它记录下来,然后给客户 C 或 A 回复时我也会用到。
这就是活学活用嘛,有借鉴那么你就要活学活用。
刚开始学习的时候是比较困难的,因为你可能会需要改变书写方式、书写习惯、一些句型用词等等。

但是随着你慢慢地积累,有一天你会很自然地去使用这些句型,去用到你的邮件上面。


我举个例子:
大家知道西班牙人很多都喜欢足球,而且他们的足球水平也是挺高的。
我有一个西班牙的客户,他是一个地地道道的球迷,他非常喜欢梅西、哈维这些球星。
那么同样的,他的邮件写作风格也是非常的特别,比如他会这么表达“请立即开始生产”:
Please kick off the production as soon as possible.
那么这个词 kick off 代表什么呢?
经常看足球比赛的同学都知道,kick off 是指开场,开始踢。
随着 kick off 这个指令下达,比赛就已经开始正式计时了,球也正式开始踢了。
所以这个 kick off 就代表开始。
这个客户的表达,很明显地带有他的个人邮件风格,可以看出来他很喜欢足球。
那在后面我跟一些西班牙的客户去沟通,包括跟一些南美客户去沟通联系的时候,我也会学习着去用这样的词。
有的时候客户会觉得很感兴趣、很亲切,有西班牙的客户就会问我,你喜欢足球吗?你喜欢哪一个球星?
通过学习客户的一些非常好的表达方式,我们可以非常轻松地去拉近与客户的距离。
既然讲到这,那我就多讲一下。
我有一个客户,他跟我写邮件时不会去称呼我的名字。
正常来说,客户会回复什么 Hello Sam,Hi Sam , Dear Sam...
但这个客户他只会回一个 Hello,比如说 Hello,I need samples.
然后就直接开始正题了,他根本就没有带我的名字。
我觉得这时客户跟我之间的距离,还是有一点疏远的。我能够感觉到,我跟客户有一种距离感。
尽管客户是找我要的样品,但是通过他邮件的一些表达,我能够感觉出来,客户可能想表达的是:
我即使要了你的样品,也不代表我就一定会跟你合作。
我通过模仿另外几个西班牙客户的写作风格,给客户回复了几次以后呢,我发现他开始加上我的名字了。
他的邮件会写 Hello Sam,这个时候我会觉得很有成就感。
因为我知道,这种距离感是在一封又一封的邮件当中,我有意识地去使用一些非常不同的表达,学习的其他客人的一些表达,然后让客户产生了一种亲切感,或者说不一样的感觉,这样才消除的。
OK,我们在经历了前两个阶段之后,我们要学着去借鉴客人的一些表达方式。
借鉴他们非常有趣的,或者非常高效的一些语句、地道的一些表达,甚至是一些俚语,我觉得都是非常有帮助的。
当你的邮件写作水平达到了这个阶段,你借鉴客户写作的风格或者一些语句用法,我相信你是能够真正地感觉到,你是从中获益的。

同样你写出来的邮件,也是比之前的那些阶段写出的邮件都更好,更容易跟客户进行深层次沟通。


03 终极阶段
OK,上面这个阶段我们已经达到之后,我们就要往更高级的一个阶段去迈进了。
这个阶段,就是我们终极的阶段,也就是决定你的个人邮件风格形成的一个阶段。
我们拿练习书法来做比喻,你的前期一定是在学习借鉴、临摹,然后慢慢的,开始有人夸你的毛笔字写的好。
然后你开始不断地去练习,最后你逐渐脱离这些临摹。
开始在练习当中你不断去感悟,跟随自己的心境、性格,能够收放自如,渐渐地形成自己的风格。
其实写邮件也是一样。
邮件的终极阶段是,根据你自己的心境、性格和处事方式,最后形成一个你自己独特的邮件风格。
比如说你的心思比较细腻,相比较别人,你会非常轻松地发现客户邮件中的语气态度、用词用语的一些微妙变化。
你很容易去把握客户的一些想法,或者说你可以揣摩客户的一些动机,去进行一些细腻的分析。
那这个时候,你跟客户沟通所表达出来的风格,就是:
服务意识很强,你想的很周到,你可能把很多种问题替客户提前想到了。
那么从这个邮件风格里面,其实你也体现了你的专业度在里面,也能够获得客户的信任。
在邮件里面,你所给客户的感觉不仅仅只有逻辑能力强、服务意识好、考虑周到等等这些印象。
还有很多风格你可以体现给客户,比如说在某些小的方面你并不纠缠,并不跟客户斤斤计较。

或者说客户对一些问题提出质疑批评,在邮件里面你也非常大气地去承认和接受客户的质疑,并且给出非常中肯的一些修改意见等等。


04 避免误区

当你走过了邮件的这几个阶段,你的写作表达沟通越来越成熟,你的心态越来越笃定而平和。
你也会不知不觉地散发出,你非常独特的个人魅力。
那我相信客户在邮件当中是可以感受到的,他可以感受到你是一个很优秀、很用心的人。
这是一个从量变到质变的过程,是要靠你平时一点一滴的积累的。
所以我觉得从现在开始,你要有意识地去打造你个人的邮件风格。
最后在我们打造个人邮件风格之路上,我们一定要避免一个误区:
我们在写邮件时,无论你借鉴客户的邮件写法,还是你自己力求表达你的专业度,或者周到的服务等等。
你的邮件千万要表达地得体,不要太过了,不要让人看了觉得有点矫揉造作。
我认为毕竟它是一个商业邮件,你只要把一些事情清楚地表达好就行了。
另外你跟客户之间呢,也主要是在谈生意,寻求一个长期的合作关系。
所以你的邮件不要显得太感性,不要带入你过多的个人情感在当中。

可以适当有一点点,但是过多了就会让人觉得有点腻,有点不太得体,有点矫揉造作的感觉。


OK,以上就是今天我想跟你分享的内容。


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