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电子证据之电子邮件的取证注意事项

发表时间: 2020-07-17 08:40:06

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依据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第14条第2款的规定,电子邮件与手机短信一样,其通信信息属于电子证据的一种。电子邮件是一种用电子手段提供信息交换的通信方式,可以是文字、图像、声音等多种形式。相比于手机短信,电子邮件更为正式,常常被用于企业之间的业务往来中。《民法典》第三编合同编第469条也将“以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文”,视为当事人订立合同所采的书面形式。因此,电子邮件在人们日常生活中起着不可忽视的作用,在发生纠纷时,难免会遇到需要使用电子邮件来证明某些待证事实的情形,电子邮件的使用及取证需使用人高度重视。以下为电子邮件取证时的注意事项。

一、对发件人、收件人身份进行审查
在对电子邮件进行取证时,首先要证明发件人、收件人双方的真实身份,即电子邮件中的发件人、收件人确为案涉纠纷的争议双方。如果对方使用的是企业邮箱,由于企业邮箱往往采用name@企业域名的方式,因此比较容易辨认,如果对方企业员工使用的邮箱域名与企业域名不一致,就需要确认该邮件是否为企业所收悉。在对方否认使用邮箱的发件人非本企业员工时,可结合邮件内容以及此前是否有通过电子邮件进行业务往来进行综合证明。
如果双方使用的均非企业邮箱,则尽量避免使用公共邮箱,应使用比较知名的QQ邮箱、163邮箱等,此类邮箱大都要求用户进行实名注册,因此确认身份更加容易。当然,最好的办法还是在双方业务往来中比如签订合同时,就明确将对方当事人或其代理人所有的邮箱等信息进行记录,以免对方否认,对于企业邮箱同样如此。

二、准确确认电子邮件的接收时间
一般来说,电子邮件头中往往会有邮件创建和接收的时间,以163邮箱为例,在邮件发送成功后,电子邮件头包括发件人、收件人、时间、附件等信息。由于第三方邮件服务商是独立的第三方,与纠纷往往没有利害关系,因此以邮件服务器所显示的时间为准更为公平、更具真实性。

三、确保对方已收悉电子邮件
《电子签名法》第10条明确规定:“法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的,应当确认收讫。发件人收到收件人的收讫确认时,数据电文视为已经收到。”实践中以163邮箱为例,在写信设置中可以勾选“每封邮件要求收件人发送已读回执”,勾选后在每次向收件人发送邮件时,如果收件人想要查阅邮件内容,就需确认向发件人发送已读回执,发件人便可以确认收件人是否收到并阅读邮件内容,以免对方否认收到邮件。而在双方沟通洽谈业务时,想必也不会因需多点一步发送“已读回执”而有所芥蒂,影响是否达成交易。
四、抄送至第三方邮箱以确保邮件真实性
这一点对于使用企业邮箱的当事人尤为重要。为防止对方提出己方由于掌握服务器所以存在伪造邮件的可能性的抗辩,在使用自己公司服务器上注册的邮箱时可以将邮件抄送至第三方邮箱。这样可以通过查看第三方邮箱显示的发件人、收件人、何时抄送等信息,就比较容易判断邮件的真实性。

五、对电子邮件进行公证
同手机短信一样,将电子邮件及时进行公证能极大的增强电子邮件作为证据的证明力。在公证时,需要按照公证人员的要求,在公证人员的指导和拍摄下对电子邮件进行证据保全、固定,注意保证电子邮件的完整性以及清洁性,以免对方提出异议。


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