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邮件该怎么写?

发表时间: 2020-05-07 09:32:36

来源: 中国邮箱网

浏览: 76

电子邮件,作为现代人最常用的正式交流方式,无论在校园还是职场,都显得格外重要!联系导师,日常工作,申请问询等等,我们每天都会接触邮件,但又有多少人能注意其中的细节,或者能认真准备一封邮件? 细节决定成败,从来不是骗人的。邮件恰恰是“陌生人”之间最主要的交流的方式,而陌生人之间的互相“了解”往往见诸于透过屏幕的“第一印象”。
01邮件主题
这是经常被忽略的问题,没有主题的邮件经常被当成垃圾邮件!还有一种比没有主题更可怕的是,主题直接是正文开头前X个文字。这种邮件会让收件人感受到极度地不被尊重,对于一封邮件最核心的地方都如此敷衍,这种看法会“牵连”整个邮件内容乃至发件人。
邮件主题既有帮助收件人迅速了解邮件核心内容、节约阅读时间的作用,还可以便捷收件人进行查找检索,因此有无主题,体现了发件人能否换位思考的习惯和思维。

那么邮件主题应该怎么拟?第一,通常情况下不要超过15个字,太长的主题很多邮件系统无法完全显示。第二,主题格式:谁+想干什么事。示例:李月请示合同审批问题;王阳自荐(期望)成为您的学生。


02关于称呼

一定要有尊称,如尊敬的xx,敬爱的xxx,避免使用“亲爱的”“崇拜的”等浮夸的词汇,本意是拉近关系,结果是画虎不成反类犬。


03关于问候语

一般用您好,显得更加尊敬。第一次邮件联系时,特别是向长辈、领导、老师发邮件时,一般需表达“感谢您在百忙之中查阅邮件”。虽然是套话,但能够彰显发件人的谦卑态度,打扰为歉。


04正文一定要简洁
邮件不是情书,都是正式场合的交流工具,有的甚至有法律意义,因此尽量化繁为简,一句话能说清楚的坚决不用两句话。
第一,简明扼要地写明身份,一个人的身份信息有很多种,姓名、性别、年龄、民族、政治面貌、出生年月、家庭背景、教育情况等等,该写哪些?一定要以本次邮件沟通为限,对方大概需要了解到何种程度,你就应该披露到何种程度。
第二,礼貌有度清楚地提出自身需求、沟通目的,礼貌指的是言语不要过于张狂放肆,注意分寸,尽量委婉,特别是提出要求,希望他人配合时;清楚指的是不要因为委婉,而云山雾罩,顾左右而言他,弄得收件人一头雾水,这种情况下,即使收件人能够猜出邮件目的,也可以不清楚为由拒绝,使发件人处于被动状态。

第三,提出自身需求之后,结语部分可以使用“期待您的回复”等词句。如果邮件是请示、咨询,对时效有较高要求,一定要在结尾明确期待回复的时间,并说明理由,避免过于生硬的语气。


05祝福语
有两种格式:一是,此致,敬礼;二是,普通祝福语,如身体健康、工作顺利、生活愉快等。需要注意的是,既不要落入俗套,全部套用一个模板,又不要过分标新立异,使用一些“别开生面的祝福”,如“数钱数到手抽筋”“美若天仙”“当上副校长”,始终要牢记,邮件是陌生人之间的沟通工具,既然不熟,为什么要这么轻佻?

不是必须要,但有最好!进入职场的人,基本都是有的!


06签名(落款)

当你是第一次给某人发邮件时,你的签名档算是你的个人名片,收件人可以在签名档里知道你的基本信息,如果有进一步的沟通,可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。

如果正文中已经提到了个人联系方式等信息,就无需在落款中再次提及。


07用真实姓名作为邮箱昵称
这其实是个细节问题!很多人都会忽略的细节问题。

发过QQ邮件的人都清楚,QQ邮箱的昵称就是 QQ 昵称。所以,对于一封正式的邮件来说,要额外注意这个细节,修改邮箱的昵称,建议用真实姓名。


08关于收件人和抄送人

收件人是主送人,抄送人是指将邮件同时发送给收信人以外的人。抄送的目的是让第三人知悉邮件内容,但一般不需要回复邮件。


09附件一定要列明
第一,附件要命名,而且出现多个附件时,要列明:附件一:xxxx;附件二:xxxx。千万不要出现“新建文本文档”“新建 Word”“新建表格”等附件。

第二,附件如果是修改反馈文档,需标明修改人-修改日期-修改方式,便于收件人查找管理。示例:附件一:罪刑法定原则文献综述-张三-0212-批注修改。


10发送邮件之前要检查
写好邮件一定要,检查!检查!检查!重要的事情说三遍。
检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。
检查是否存在错别字、语句不通、逻辑不当之处。

检查格式是否美观,对齐、首行缩进、分段、字体、字号等属于排版细节,均须注意。


邮件,你会写了吗?


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